住所や固定電話番号を利用するためのバーチャルオフィスについて

オンラインでの打ち合わせが多くなってきた近年においても、「名刺」でのご挨拶という文化はなかなか無くなりません。また、事業主の看板として「ホームページ」も用意するでしょう。これら「名刺」や「ホームページ」で共通してほしくなる情報が「住所」や「固定電話番号」です。

個人事業主／フリーランスであれば、多くの人が「自宅兼事務所」ではないでしょうか。また、電話番号も個人兼用の携帯電話かもしれません。IT業界なので「住所や固定電話番号は無くても大丈夫」という考えもあるかもしれませんが、クライアントが一般企業であれば、名刺交換やホームページを見た際に住所や電話番号が無いことに違和感を感じるかもしれません。

この記事では事務所の住所や電話番号などを利用するためのサービスについて書いてみます。

月々の固定費は安い方が良い

まず前提としてとても重要なこと、それは「月々の固定費は安い方が良い」ということです。そのため、いくら住所や固定電話番号がほしいと思っても、それだけのために物理的に事務所を契約するのは得策とは思えません。そこでここでは「バーチャルオフィス」を中心としたサービスをご紹介します。

バーチャルオフィス＋郵便物転送＋秘書代行

こちらでご紹介させて頂く組み合わせは「バーチャルオフィス＋郵便物転送＋秘書代行」です。組み合わせとはいえ、近年は全てを兼ね備えたバーチャルオフィスが多くなっています。それぞれのサービスについて、内容を見てみましょう。

バーチャルオフィス

「バーチャル＝仮想的」という言葉の通り、「仮想的な事務所」＝事務所としての空間は無いが、住所だけ利用できるというサービスが「バーチャルオフィス」です。近しいサービスで「レンタルオフィス」もありますが、こちらは自分専用の作業空間が確保できるものの、費用が高くなってしまうという違いがあります。地域によって差はありますが、月額費用は10倍近く変わると考えた方が良いでしょう。

• 月額費用比較（参考）
  • バーチャルオフィス＝数千円
  • レンタルオフィス＝数万円

自宅で自分の作業空間を確保できる場合は、バーチャルオフィスの方が良いと思います。比較すると下記のような内容ですが、概ね「月額料金」と「自分専用の作業空間」以外は、概ね差がありません。

郵便物転送

上記の比較表の通り、郵便物転送は基本的にサービス内容として含まれていることが多く、自宅など指定した住所に郵便物を転送してもらえます。受取可能な郵便物はサービスにより異なりますが、A4サイズ未満で軽めの書類であれば概ね問題なく受け取れると思います。

転送は1週間に一度など、まとめての対応となることが多いため、即日でほしい場合は現地に受け取りに行ったり、有料で即時転送といったサービスが用意されていることもあります。

秘書代行

こちらも上記の比較表通りですが、基本的に電話番号の取得とセットで利用するサービスです。電話番号の取得のみですと、その電話番号にかかってきた場合に自分の携帯など指定した番号に転送するというのが一般的なサービスです。秘書代行の場合、その電話番号にかかってきた場合に、初期応対をしてもらえ、電話があったことをメール等で通知してもらえます。

電話を自分の携帯に転送するだけだと打ち合わせ等で出られないかもしれないですし、何より電話がかかってきたときに自分が出るよりも、受付の人が出た方が体裁も良いですよね。クライアントへの印象もふまえると、秘書代行はおすすめです。

秘書代行はバーチャルオフィスとセットの場合もありますが、秘書代行のみを提供しているサービスも多く存在します。ご自身にあったサービスを検討してみましょう。

まとめ

住所＋住所への郵便物を転送で受け取る＋固定電話番号＋秘書代行で電話応対と通知。これだけのサービスを利用しても、月額1万円～2万円弱くらいに抑えることが可能です。月々の固定費にはなってしまいますが、何か手続きする度に自宅住所を書いたり、自分で電話を受けることを考えると、とても費用対効果が良いサービスだと思いますので、是非検討してみることをお勧めします。

住所や固定電話番号を利用するためのバーチャルオフィスについてでした。